Job vacancies and internships

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Working at the MFA

Any job vacancy at the Ministry of Foreign and European Affairs, Defence, Development Cooperation and Foreign Trade (MFA) (all careers) is published on the Govjobs.lu website. Individuals with an interest in working for the MFA are therefore invited to check the website regularly, where they will be guided through the application submission procedure.

The job offers on Govjobs are all posted in French only.

The Ministry of Foreign and European Affairs, Defence, Development Cooperation and Foreign Trade does not consider unsolicited applications.

Open vacancies

La Représentation permanente du Luxembourg auprès de l’Union européenne à Bruxelles (Belgique) souhaite recruter 1 assistant administratif/gestionnaire d’archives (m/f) Poste à durée déterminée d’un an (avec possibilité d’un contrat de travail à durée indéterminée par la suite) à temps plein à raison de 38h/semaine à compter de mars 2026 ou à convenir

 

Nous recherchons une personne polyvalente et passionnée par l’organisation et la valorisation du patrimoine documentaire pour rejoindre notre équipe.

En tant qu’assistant(e) administratif/gestionnaire d’archives, vous jouerez un rôle proactif/ve dans la mise en place d’une gestion des archives moderne, fiable et tournée vers l’avenir et le bon fonctionnement de notre représentation.

Vos responsabilités

Parmi votre large éventail de responsabilités figurent entre autres (liste non exhaustive) :

  • Assurer le classement, l’indexation et la structuration des documents afin de faciliter leur recherche et leur consultation ;
  • Organiser et maintenir des systèmes d’archivage physiques et numériques performants (plans de classement, indexation, procédures de conservation) ;
  • Gérer les cycles de vie des documents, de leur création à leur destruction sécurisée, selon les obligations légales et internes ;
  • Participer à la mise à jour de la politique d’archivage et des procédures internes correspondantes en collaboration avec les autorités nationales ;
  • Former et sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques de gestion documentaire, d’archivage et les accompagner dans l’utilisation des outils d’archivage ;
  • Garantir la bonne application des règles de sécurité et de confidentialité des informations ;
  • Soutenir le service courrier dans la rédaction et gestion de correspondance (électronique) avec les institutions européennes.

Profil recherché

  • Diplôme de fin d’études secondaires minimum, idéalement complété par un bachelier en secrétariat de direction ou similaire ;
  • Excellente maîtrise des langues française et anglaise. Très bon niveau d'anglais écrit et parlé ;
  • Notions des principes de l’archivage ; formation en archivistique constitue un atout ;
  • Aisance dans l’utilisation d’outils numériques (y inclus MS Office et Sharepoint) et des solutions de gestion documentaire ;
  • Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle ;
  • Esprit d’équipe, de discrétion et respect strict de la confidentialité ;
  • Expérience préalable auprès d’une ambassade ou un environnement gouvernemental ou diplomatique est considérée comme un avantage.

Le titulaire sera soumis à une procédure d’habilitation conformément à la législation luxembourgeoise relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité.

Le contrat de travail, y compris la rémunération, sont régis par les réglementations en vigueur en Belgique.

Candidature

Si vous êtes intéressé/e à rejoindre notre équipe motivée, envoyez-nous votre lettre de motivation et CV, assortis d’une copie de vos diplômes, en mentionnant en objet Candidature – Gestionnaire d’archives, à l’adresse rh.rpue@mae.etat.lu.

La date limite de dépôt des candidatures est le 16 février 2026.

 

 

Internship at the Permanent Representation of Luxembourg to the European Union
 

General information:

Duration: 3 to 6 months
Dates: September 2026 to February 2027
Education: 3rd year of higher education or Master-level

Description:

Introduction to the day-to-day work of the Permanent Representation of Luxembourg to the European Union, among a team of diplomats and national experts who deal with negotiations in the Council of the EU in the framework of Coreper I and II.

In addition to the experience at the Permanent Representation, the internship will enable students to acquire a good understanding of the day-to-day functioning of the Council of the EU and other EU institutions.

Missions:

  • Accompany members of the Permanent Representation to various meetings of Council preparatory bodies;
  • Take notes during meetings and contribute to reports;
  • Assist in the preparation of meetings;
  • Conduct research projects.

Profile:

Good knowledge of European structures and procedures.
Perfect knowledge of French and English (C1), as meetings take place in English and French.

Required documents:
Interested candidates are invited to submit a cover letter and CV to the following email address: stagiaires.etudiants@mae.etat.lu.

Internship at the Representation of Luxembourg to the Political and Security Committee (PSC)

Work environment:

The intern will learn about the daily work of the Representation of Luxembourg to the Political and Security Commitee (PSC).
This work is related to the EU’s Common Foreign and Security Policy (CFSP), within the team of Luxembourgish diplomats who work within the PSC and the CIVCOM (Committee for Civilian Aspects of Crisis Management) and PMG (Politico-military Group) working parties.

Missions:

  • The intern will assist diplomats during meetings of various working party meetings within the EU Council.
  • She/He will support diplomats with the preparation and reporting of these meetings.
  • She/He will attend negotiations on conclusions of the Foreign Affairs Council.
  • She/He will attend thematic seminars in the CFSP field. 

Description:

The internship will allow a student who intends to specialize in European and international relations as well as in defense topics, to acquire an excellent knowledge of the daily functioning of the EU Council, and in particular of the negotiations on matters related to CFSP/CSDP. 

Profil :

Candidates need to have completed an undergraduate university degree.
Perfect knowledge of French and English (C1 level). (Meetings take place in English and French, while minutes, notes and reports will be written in French).
Duration of the internship will range between 4 and 6 months.
The internship is paid. 

Interested people can submit their application letter and CV to stagiaires.etudiants@mae.etat.lu.