La Représentation permanente du Luxembourg auprès de l’Union européenne à Bruxelles (Belgique) souhaite recruter 1 assistant administratif/gestionnaire d’archives (m/f)

Poste à durée déterminée d’un an (avec possibilité d’un contrat de travail à durée indéterminée par la suite) à temps plein à raison de 38h/semaine à compter de mars 2026 ou à convenir
 

Nous recherchons une personne polyvalente et passionnée par l’organisation et la valorisation du patrimoine documentaire pour rejoindre notre équipe.

En tant qu’assistant(e) administratif/gestionnaire d’archives, vous jouerez un rôle proactif/ve dans la mise en place d’une gestion des archives moderne, fiable et tournée vers l’avenir et le bon fonctionnement de notre représentation.

Vos responsabilités

Parmi votre large éventail de responsabilités figurent entre autres (liste non exhaustive) :

• Assurer le classement, l’indexation et la structuration des documents afin de faciliter leur recherche et leur consultation ;
• Organiser et maintenir des systèmes d’archivage physiques et numériques performants (plans de classement, indexation, procédures de conservation) ;
• Gérer les cycles de vie des documents, de leur création à leur destruction sécurisée, selon les obligations légales et internes ;
• Participer à la mise à jour de la politique d’archivage et des procédures internes correspondantes en collaboration avec les autorités nationales ;
• Former et sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques de gestion documentaire, d’archivage et les accompagner dans l’utilisation des outils d’archivage ;
• Garantir la bonne application des règles de sécurité et de confidentialité des informations ;
• Soutenir le service courrier dans la rédaction et gestion de correspondance (électronique) avec les institutions européennes.

Profil recherché

• Diplôme de fin d’études secondaires minimum, idéalement complété par un bachelier en secrétariat de direction ou similaire ;
• Excellente maîtrise des langues française et anglaise. Très bon niveau d'anglais écrit et parlé ;
• Notions des principes de l’archivage ; formation en archivistique constitue un atout ;
• Aisance dans l’utilisation d’outils numériques (y inclus MS Office et Sharepoint) et des solutions de gestion documentaire ;
• Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle ;
• Esprit d’équipe, de discrétion et respect strict de la confidentialité ;
• Expérience préalable auprès d’une ambassade ou un environnement gouvernemental ou diplomatique est considérée comme un avantage.

Le titulaire sera soumis à une procédure d’habilitation conformément à la législation luxembourgeoise relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité.

Le contrat de travail, y compris la rémunération, sont régis par les réglementations en vigueur en Belgique.

Candidature

Si vous êtes intéressé/e à rejoindre notre équipe motivée, envoyez-nous votre lettre de motivation et CV, assortis d’une copie de vos diplômes, en mentionnant en objet Candidature – Gestionnaire d’archives, à l’adresse rh.rpue@mae.etat.lu.

La date limite de dépôt des candidatures est le 16 février 2026.