La Représentation permanente du Luxembourg auprès de l’Union européenne à Bruxelles (Belgique) souhaite recruter 1 assistant administratif au gestionnaire des bâtiments (m/f)

Nous recherchons une personne motivée, polyvalente, méticuleuse et faisant preuve d’esprit d’équipe et de discrétion.

En tant qu’assistant administratif au gestionnaire des bâtiments, vous jouerez un rôle central et proactif dans le bon fonctionnement de notre représentation. Vous serez responsable d'un large éventail de tâches administratives et logistiques contribuant à assurer la fluidité opérationnelle des espaces de travail ainsi qu’un environnement de travail organisé et efficace pour les collaborateurs et les interlocuteurs externes.

 Vous serez amené(e) à faire les tâches suivantes (liste non-exhaustive) :

 Gestion administrative et budgétaire

• Assurer le secrétariat de l’équipe technique, dont e.a. la gestion et rédaction de courrier (électronique) et planification de rendez-vous ;
• Traitement des pièces pour les réunions et les dossiers administratifs ; rédaction des rapports des réunions ;
• Assurer le contact avec des prestataires externes ;
• Préparation, organisation et coordination des tâches à exécuter sur le terrain en étroite collaboration avec l’équipe technique et les intervenants externes ;
• Élaborer, contrôler et assurer le suivi des appels d’offres, des demandes de prix, des contrats (de maintenance) et des factures ;
• Gestion de la comptabilité (frais relatifs aux bâtiments) ;
• Suivre les plans du bâtiment et les rapports des bureaux de contrôle ;
• Saisie et mise à jour des données de suivi d'activité ;
• Veiller au respect des procédures internes et obligations légales et réglementaires.

Gestion des services généraux et de l'environnement de travail

• Suivre les prestations quotidiennes : propreté des bureaux, gestion des déchets, entretien des espaces verts ; 
• Gérer l'approvisionnement et les stocks des consommables ;
• Superviser le bon fonctionnement des espaces partagés (salles de réunion, parkings).

Maintenance technique et continuité d'activité

• Recueil et traitement des demandes et réclamations des collaborateurs ;
• Coordonner les interventions urgentes pour éviter toute interruption de l'activité des bureaux ;
• Assurer le suivi des contrôles réglementaires périodiques (ascenseurs, climatisation…).

Sécurité, sûreté et accessibilité

• Coordonner les tâches des équipes techniques et de gardiennage ;
• Mettre à jour le registre de sécurité et participer à l'organisation des exercices d'évacuation incendie ;
• Assurer l'accueil et la sensibilisation aux consignes de sécurité des prestataires extérieurs travaillant sur le site.

Logistique et logeabilité des services

• Coordonner les opérations de déménagement interne ou d'aménagement des bureaux lors des mouvements de personnel ;
• Gérer l'attribution et l'inventaire du mobilier administratif et du matériel.

Profil recherché

• Diplôme de fin d’études secondaires minimum, idéalement complété par un bachelier en secrétariat de direction ou d’expérience similaire ;
• Une excellente maîtrise de la langue française requise ; une bonne maîtrise du néerlandais et de l’anglais est un atout ;
• Aisance dans l’utilisation d’outils numériques (y inclus MS Office et Sharepoint) ;
• Sens de l’organisation et de responsabilités, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle ;
• Esprit d’équipe, de discrétion et de flexibilité ;
• Faire preuve de fiabilité ;
• Expérience préalable auprès d’un environnement gouvernemental ou diplomatique est considérée comme un avantage.

Le titulaire sera soumis à une procédure d’habilitation conformément à la législation luxembourgeoise relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité.

À noter que le contrat de travail, y compris la rémunération, sont régis par les réglementations en vigueur en Belgique.

Les candidatures sous forme de lettre de motivation et CV, assortis d’une copie de vos diplômes, sont à adresser pour le
30 octobre 2026 au plus tard par courriel à l’adresse suivante : rh.rpue@mae.etat.lu.